Πώς να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Microsoft Outlook

Για την επόμενη διάσκεψη, την έναρξη ή την ενημέρωση, δείτε πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση στο Outlook.

Πώς να προγραμματίσετε μια συνάντηση στο Outlook

Όταν θέλεις προγραμματίστε μια συνάντηση χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook, έχετε μερικούς διαφορετικούς τρόπους για να εμφανίσετε το νέο παράθυρο συμβάντος. Ανοίξτε το Outlook και κατευθυνθείτε σε ένα σημείο παρακάτω.

Από τα Εισερχόμενά σας του Outlook

Κατά την προβολή των εισερχομένων σας, μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα, ανοίξτε το Νέα αντικείμενα αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Συνάντηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Βάρδια + Q.

Θέλετε να δημιουργήσετε μια σύσκεψη από ένα συγκεκριμένο email στο Outlook; Επίλεξε το Αλλες ενέργειες κουμπί (τρεις τελείες) στο μήνυμα και επιλέξτε Συνάντηση.

Εναλλακτικά, επιλέξτε το email, μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και επιλέξτε Απάντηση με τη συνάντηση στην κορδέλα ή χρήση Ctrl + Alt + R.

Από το Ημερολόγιο του Outlook

Εάν προβάλλετε το Ημερολόγιο του Outlook, μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και επιλέξτε Νέα Συνάντηση στην κορδέλα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Βάρδια + Q.

Εναλλακτικά, επιλέξτε την ημερομηνία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε δεξί κλικ στην ώρα. Επιλέγω Αίτημα νέας συνάντησης ή Νέα Επαναληπτική Συνάντηση κατά την προτίμησή σας.

Σημείωση: Εάν κάνετε διπλό κλικ στην ώρα σε μια προβολή ημερολογίου, δημιουργείται μια συνάντηση αντί για μια σύσκεψη από προεπιλογή.

Εισαγάγετε τα στοιχεία της σύσκεψης

Μόλις ανοίξει το νέο παράθυρο σύσκεψης χρησιμοποιώντας μία από τις παραπάνω μεθόδους, μπορείτε να προσθέσετε τις λεπτομέρειες με οποιαδήποτε σειρά.

1. Εισαγάγετε τον Τίτλο, επιλέξτε τις ώρες έναρξης και λήξης συνάντησης και προαιρετικά επιλέξτε τη ζώνη ώρας ή επιλέξτε το πλαίσιο για μια Ολοήμερη σύσκεψη. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια τοποθεσία ή έναν σύνδεσμο προς μια διαδικτυακή σύσκεψη ή να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά για Τοποθεσία ή Εύρεση δωματίου εάν έχετε αποθηκεύσει αυτούς τους τύπους αντικειμένων.

2. Μπορείτε επίσης να επαναλάβετε τη σύσκεψη, κάτι που είναι βολικό για συναντήσεις που σκοπεύετε να πραγματοποιείτε σε τακτική βάση. Επιλέγω Κάντε επαναλαμβανόμενο (εκτός αν επιλέξατε Νέα επαναλαμβανόμενη σύσκεψη παραπάνω).

3. Στη συνέχεια, επιλέξτε τους χρόνους έναρξης και λήξης, το μοτίβο επανάληψης και το εύρος της επανάληψης. Επιλέγω Εντάξει όταν ολοκληρώσετε να εμφανίσετε αυτές τις πληροφορίες στο παράθυρο της σύσκεψης.

4. Εάν θέλετε να επισυνάψετε ένα αρχείο, να εισαγάγετε μια εικόνα, να προγραμματίσετε μια συνάντηση του Microsoft Teams ή να σχεδιάσετε μια εικόνα, χρησιμοποιήστε τις πρόσθετες καρτέλες και τις επιλογές κορδέλας στο επάνω μέρος.

Πώς να προσθέσετε συμμετέχοντες

Παρόμοια με τη δημιουργία της σύσκεψης στο Outlook, έχετε περισσότερους από έναν τρόπους για να προσθέσετε συμμετέχοντες. Μπορείτε να συμπεριλάβετε τους συμμετέχοντες σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια της ρύθμισης της σύσκεψης. Για να προσκαλέσετε τους συμμετέχοντες αφού προγραμματίσετε τη συνάντηση, κατευθυνθείτε στην ακόλουθη ενότητα.

Εισέλθουν οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη

Μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα συμμετέχοντες στη σύσκεψή σας εισάγοντας τα ονόματά τους ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους δίπλα Απαιτείται (όσοι πρέπει να παρευρεθούν) ή Προαιρετικός (όσοι μπορούν να παρευρεθούν) στο πάνω μέρος του παραθύρου.

1. Για να προσθέσετε συμμετέχοντες από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, επιλέξτε το Απαιτείται ή Προαιρετικός κουμπί.

2. Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε ένα Βιβλίο διευθύνσεων στην κορυφή αν έχετε περισσότερα από ένα. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια επαφή και χρησιμοποιήστε το Απαιτείται ή Προαιρετικός κουμπί στο κάτω μέρος για να τα προσθέσετε στη σύσκεψη.

3. Επιλέγω ΕΝΤΑΞΕΙ, και θα δείτε τις επαφές που προστέθηκαν στην πρόσκληση σε σύσκεψη.

Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού

Ένας άλλος τρόπος για να προσθέσετε συμμετέχοντες στη σύσκεψη είναι να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό προγραμματισμού. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη σε χρήστες λογαριασμών Microsoft 365 και Exchange.

μεταβείτε στο Βοηθός προγραμματισμού καρτέλα και κάντε ένα από τα παρακάτω:

• Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις email παρακάτω Όλοι οι Παρευρισκόμενοι στα αριστερά. Θα παρατηρήσετε ενότητες για Απαιτούμενος παριστάμενος και Προαιρετικός Συμμετέχωνεπομένως φροντίστε να εισαγάγετε τα ονόματα στη σωστή περιοχή.
• Επιλέγω Προσθήκη Συμμετεχόντων στην κορδέλα για να επιλέξετε συμμετέχοντες από το βιβλίο διευθύνσεών σας.

Όταν ολοκληρώσετε τη χρήση του Βοηθού προγραμματισμού, επιλέξτε το Συνάντηση για να επιστρέψετε στη ρύθμιση της σύσκεψής σας.

Πώς να παρακολουθείτε τους συμμετέχοντες

Για να δείτε ποιος έχει αποδεχτεί, αρνηθεί, μπορεί να συμμετάσχει (δοκιμαστικό) ή δεν έχει απαντήσει στην πρόσκλησή σας σε σύσκεψη, μεταβείτε στο Ημερολόγιο στο Outlook.

Κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη για να την ανοίξετε και μεταβείτε στο Παρακολούθηση αυτί. Θα δείτε κάθε προσκεκλημένο, εάν είναι Απαιτούμενος ή Προαιρετικός, και η απάντησή του στην πρόσκληση σε σύσκεψη στα δεξιά.

Πώς να επεξεργαστείτε τις υπάρχουσες συναντήσεις

Γίνονται συνεχώς πράγματα που μπορεί να σας απαιτήσουν να αλλάξετε μια συνάντηση που έχετε προγραμματίσει. Ως παραδείγματα, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε συμμετέχοντες, να αλλάξετε την ημερομηνία ή την ώρα ή να συμπεριλάβετε ένα αρχείο.

1. Επίλεξε το Ημερολόγιο εικονίδιο στο αριστερό μενού πλοήγησης και κάντε διπλό κλικ στη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας για να την ανοίξετε.

2. Μπορείτε να προσθέσετε συμμετέχοντες όπως περιγράφεται παραπάνω, πληκτρολογώντας το όνομα ή τη διεύθυνση email τους, χρησιμοποιώντας το κουμπί Απαιτούμενο ή Προαιρετικό ή με τον Βοηθό Προγραμματισμού. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε έναν συμμετέχοντα διαγράφοντας το όνομά του δίπλα στο Απαιτείται ή Προαιρετικός πεδίο.
3. Κάντε οποιεσδήποτε άλλες αλλαγές στο συμβάν όπως απαιτείται και επιλέξτε Αποστολή ενημέρωσης όταν τελειώσεις.

4. Ανάλογα με τις αλλαγές που κάνετε, μπορεί να ερωτηθείτε εάν θέλετε να στείλετε ενημερώσεις σε προστιθέμενους, διαγραμμένους ή σε όλους τους συμμετέχοντες. Επιλέξτε μια επιλογή για να στείλετε την ενημέρωσή σας.

Επεξεργασίες για μη διοργανωτές συσκέψεων

Εάν δεν είστε ο κάτοχος της σύσκεψης αλλά θέλετε να ενημερώσετε το συμβάν προσθέτοντας περισσότερους συμμετέχοντες, αυτή είναι μια επιλογή.

1. Για να προσθέσετε έναν συμμετέχοντα, ανοίξτε τη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και μεταβείτε στο Συνάντηση αυτί. Είτε επιλέξτε το Προς τα εμπρός αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα Ενέργειες και επιλέξτε μια επιλογή Προώθηση ή επιλέξτε το Απαντώ αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Προς τα εμπρός.

2. Επιλέξτε τον συμμετέχοντα από το βιβλίο διευθύνσεών σας ή πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του στο Απαιτείται ή Προαιρετικός πεδίο και χτύπημα Στείλετε.

3. Ο διοργανωτής της σύσκεψης θα λάβει μια ειδοποίηση ότι προωθήσατε τη σύσκεψη σε άλλο άτομο και θα δει τυχόν άλλες αλλαγές που κάνατε.

Σημείωση: Εάν ο διοργανωτής της σύσκεψης απενεργοποίησε την προώθηση, δεν μπορείτε να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη σε άλλον συμμετέχοντα.

Πώς να ξεκινήσετε αργά ή να τελειώσετε νωρίς

Το Outlook για το Microsoft 365 παρέχει μια βολική δυνατότητα για αυτόματη έναρξη των συσκέψεων αργά ή νωρίς τερματισμό τους. Αυτό είναι χρήσιμο για να δώσετε σε όλους μερικά επιπλέον λεπτά μεταξύ των συναντήσεων.

1. Επίλεξε το Αρχείο καρτέλα και επιλέξτε Επιλογές. Μετά, διάλεξε Ημερολόγιο στα αριστερά του παραθύρου Επιλογές Ημερολογίου.
2. Στα δεξιά, μεταβείτε στην ενότητα Επιλογές ημερολογίου και επιλέξτε το πλαίσιο για Συντομεύστε τα ραντεβού και τις συναντήσεις. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε Τελειώστε νωρίς ή Ξεκινήστε αργά.

3. Στη συνέχεια, επιλέξτε τον αριθμό των λεπτών για συναντήσεις διάρκειας μικρότερης από μία ώρα και συσκέψεων μίας ώρας ή περισσότερο.

4. Επιλέγω Εντάξει όταν τελειώσεις. Στη συνέχεια, θα δείτε την ώρα έναρξης ή λήξης να ενημερώνονται αυτόματα για να προσαρμόζεται στον επιλεγμένο χρόνο όταν δημιουργείτε μια νέα σύσκεψη.

Ετοιμαστείτε να συναντηθείτε

Η ρύθμιση μιας σύσκεψης στο Outlook είναι εύκολη. Μπορείτε να προσθέσετε πολλούς συμμετέχοντες, να επισυνάψετε στοιχεία και να κάνετε αλλαγές πριν από τη σύσκεψη, εάν χρειάζεται.

Τώρα που ξέρετε πώς να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Outlook, ρίξτε μια ματιά πώς να προσθέσετε ζουμ στο Microsoft Outlook για βιντεοκλήσεις.

Πώς να ενημερώσετε το Microsoft Outlook στο Mac

Πώς να επαναφέρετε την προβολή του Outlook στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις

Το Outlook δεν εμφανίζει το σώμα του email